Comme nous l’avons vu dans notre dernier article sur l’IA et l’emploi, dans notre société en constante évolution, les avancées technologiques ont une incidence sur de nombreux aspects de notre quotidien. Parmi eux, la facturation électronique est devenue incontournable pour la gestion des entreprises. Dans cet article, nous verrons ce qu’est une facture électronique, ses avantages et comment s’y conformer.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est un document dématérialisé qui peut être transmis par voie électronique (email, plateforme sécurisée, etc.) entre un fournisseur et son client. Elle remplace ainsi la traditionnelle facture papier qui doit être imprimée, envoyée par courrier postal et classée manuellement.
La facture électronique contient les mêmes informations qu’une facture papier, telles que les coordonnées du fournisseur et du client, le détail des produits ou services vendus, les montants hors taxes et TTC, la TVA applicable, etc.
Les avantages de la facturation électronique
Réduction des coûts administratifs
L’un des principaux atouts de la facturation électronique réside dans la réduction des coûts administratifs liés à l’émission, l’envoi et la gestion des factures. En effet, il n’est plus nécessaire d’imprimer, envelopper et affranchir les factures, ce qui entraîne une économie sur les frais d’impression, de papier et d’affranchissement.
De plus, le temps consacré à la gestion des factures est considérablement réduit, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier.
Fiabilité et sécurité
La facture électronique offre une meilleure traçabilité que la facture papier. En effet, grâce à un numéro unique, il est possible de suivre l’ensemble du processus de facturation, depuis l’émission de la facture jusqu’à son paiement.
Par ailleurs, les risques de perte ou de détérioration des factures sont limités, puisque celles-ci sont stockées de manière sécurisée et centralisée.
Respect de l’environnement
En optant pour la facturation électronique, les entreprises contribuent à la préservation de l’environnement en réduisant leur consommation de papier et les émissions de CO2 liées au transport postal. De plus, elles diminuent leurs déchets de papier et leur empreinte écologique globale.
Simplification des démarches administratives
La facturation électronique simplifie également les démarches administratives pour les entreprises. En effet, la saisie manuelle des données de facturation est remplacée par un traitement automatisé, ce qui limite les erreurs humaines.
De plus, les factures électroniques peuvent être intégrées directement dans les logiciels de comptabilité, ce qui facilite la gestion comptable et fiscale.
Comment mettre en place la facturation électronique dans son entreprise ?
Choisir un logiciel de facturation adapté
Pour passer à la facturation électronique, il est essentiel de choisir un logiciel de facturation adapté aux besoins de l’entreprise. Celui-ci doit permettre d’émettre, envoyer et stocker les factures électroniques, mais aussi d’assurer leur conformité avec les réglementations en vigueur (notamment en matière de TVA).
Former les collaborateurs
Afin de garantir une transition réussie vers la facturation électronique, il est important de former les collaborateurs concernés par cette démarche. Cela peut passer par la mise en place de formations spécifiques ou bien par l’intervention d’un expert en facturation électronique.
Informer les clients
Enfin, il convient d’informer les clients de l’entreprise sur le passage à la facturation électronique. Il est recommandé de communiquer clairement sur les avantages de cette démarche, tant pour l’entreprise que pour ses clients (gain de temps, réduction des erreurs, respect de l’environnement, etc.).
Les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de facturation électronique
Pour sélectionner le logiciel de facturation électronique le plus adapté à vos besoins, il est nécessaire d’évaluer plusieurs critères :
La compatibilité avec les formats de facture existants
Il est important que le logiciel puisse prendre en charge les différents formats de facture utilisés par votre entreprise et ses partenaires. Certains logiciels proposent des formats standardisés, comme le format Factur-X en France, tandis que d’autres offrent une plus grande flexibilité dans la gestion des formats personnalisés.
Les fonctionnalités proposées par le logiciel
Le logiciel doit offrir des fonctionnalités pertinentes pour votre entreprise, telles que la création et l’édition de factures, leur envoi et leur suivi, ainsi que la gestion des avoirs et des relances. Il peut également être intéressant de disposer d’un outil d’optimisation permettant d’analyser vos factures et d’identifier des axes d’amélioration dans votre processus de facturation.
L’intégration avec vos autres logiciels et outils
Un logiciel de facturation électronique doit pouvoir s’interfacer facilement avec vos autres logiciels et outils (comptabilité, CRM, ERP, etc.). Cette intégration permet d’automatiser certains processus et d’éviter les saisies manuelles, sources d’erreurs et de perte de temps.
La sécurité des données
Le logiciel doit garantir la confidentialité et la sécurité de vos factures et autres documents. Les données doivent être stockées sur des serveurs sécurisés, avec une politique de sauvegarde régulière et un plan de reprise en cas d’incident.
L’évolutivité et la personnalisation du logiciel
Choisissez un logiciel qui pourra évoluer en fonction de vos besoins et des évolutions légales ou technologiques, grâce à des mises à jour régulières. La personnalisation du logiciel est également un critère important pour adapter l’outil à votre entreprise et à votre secteur d’activité.
Comparer les offres de logiciels de facturation électronique
Pour vous aider dans votre choix, n’hésitez pas à comparer les différentes offres de logiciels de gestion électronique des documents disponibles sur le marché.
Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Les tarifs : comparez les coûts d’achat ou d’abonnement ainsi que les éventuels frais supplémentaires (installation, support, etc.);
- Les avis d’utilisateurs : consultez les retours d’expérience d’autres entreprises ayant utilisé le logiciel pour évaluer sa fiabilité et sa performance;
- La réputation de l’éditeur : privilégiez les fournisseurs bien établis et reconnus dans le domaine de la facturation électronique, qui pourront vous assurer un support technique et des mises à jour régulières.
Enfin, n’hésitez pas à réaliser des essais avec plusieurs logiciels pour identifier celui qui vous convient le mieux. La plupart des éditeurs proposent des versions d’essai gratuites ou des démonstrations en ligne, qui vous permettront de tester les fonctionnalités et l’ergonomie du logiciel avant de faire votre choix.
La facture électronique et la législation française
En France, la facturation électronique est encadrée par la législation afin de garantir sa fiabilité et sa sécurité. Ainsi, depuis le 1er janvier 2013, toutes les entreprises soumises à la TVA doivent conserver leurs factures électroniques pendant une durée de 10 ans.
Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) ont l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour leurs transactions avec les administrations publiques. Cette obligation s’est étendue progressivement aux petites et moyennes entreprises, et concernera toutes les entreprises sans exception à partir du 1er janvier 2023.
En conclusion, la facture électronique représente un atout majeur pour la gestion des entreprises, en leur permettant de gagner en efficacité, fiabilité et écologie. Pour profiter pleinement des avantages de cette démarche, il est important de bien choisir son logiciel de facturation, de former ses collaborateurs et d’informer ses clients. Enfin, il convient de rester attentif aux évolutions législatives en matière de facturation électronique, afin de garantir sa conformité avec les réglementations en vigueur.
